El ejemplo es el desguace que SALT FLATS usa en los días 3 y 4. Sirve bien para aprender el formulario porque el dueño sigue con su negocio abierto durante el rodaje, así que la autorización tiene que decir qué se detiene, durante cuánto tiempo y cuánto paga la producción por ello.
En Latinoamérica se habla de autorización o contrato de locación; en España el término habitual es localización, y el documento suele llamarse contrato de cesión de localización. Para entender por qué estas autorizaciones importan a los distribuidores y qué sale mal sin ellas, lee la guía de autorizaciones de locación. Las entradas del glosario sobre la autorización de locación y el contrato de locación explican en qué se solapan los dos términos. Esta página trata de cómo rellenar el formulario.
Usa este formulario como punto de partida y revísalo con un abogado especializado en audiovisual antes de que nadie firme. Las filas de cláusulas resumen las condiciones con palabras corrientes para que el dueño y tu equipo puedan seguirlas, pero el acuerdo firmado necesita una redacción contractual adecuada.
Los bloques del formulario
Inmueble y dueño
Describe el inmueble de forma que un desconocido pudiera llegar a pie, y después enumera las zonas en las que puedes entrar y las que no. "Patio delantero, pilas de coches junto a la cerca norte, interior de la oficina" le dice a los maquinistas dónde pueden poner un pie de sombra (C-stand). La lista de exclusiones importa igual. Si la plataforma de la trituradora no aparece en el formulario, el dueño tendrá motivos para quejarse cuando un asistente de producción se meta ahí a hacer una llamada.
La fila sobre la facultad del firmante existe porque la persona que dice que sí durante la visita a menudo es un encargado o un inquilino. Comprueba quién es de verdad el dueño o quién controla el inmueble. En SALT FLATS, el jefe de locaciones consultó el registro catastral del condado antes de hablar de dinero.
Si el guion usa un nombre ficticio, ponlo en el formulario. El guion llama a este lugar HARDESTY SALVAGE, y el dueño debe saber que su desguace aparecerá con ese nombre y con sus rótulos tapados.
Fechas, horario y tarifa
Anota cada día que la producción esté en el inmueble, incluidos preparación y desmontaje, con su horario. Los dueños recuerdan que les dijiste "dos días", y un ambientador que aparece el martes con un camión es un tercer día.
Las cuentas del ejemplo:
- 2 días de rodaje x $750 = $1,500
- 2 medias jornadas o jornadas parciales (preparación y desmontaje) x $250 = $500
- Parada de la trituradora durante dos mañanas = $300
- Total: $1,500 + $500 + $300 = $2,300, con $1,150 a la firma y $1,150 tras la revisión final
Las tarifas son cifras de ejemplo para este acuerdo ficticio. Lo que cuesta una locación real depende de la ciudad, del tipo de inmueble, de cuánto espacio ocupes y de cuánto moleste el rodaje. El artículo sobre el costo de alquilar una locación repasa qué hace subir o bajar la cifra.
Retener la mitad hasta la revisión final es habitual, y los dueños suelen aceptarlo si la autorización dice exactamente cuándo se hace esa revisión.
Las filas de cláusulas
Cada fila es una condición escrita en una frase que el dueño puede leer sin un abogado delante. Eso ayuda a conseguir el sí, y también le sirve a tu equipo, que nunca va a leer el contrato completo pero sí va a leer "prohibido subirse a los coches apilados".
Los derechos sobre lo grabado son la fila que buscará un distribuidor. La producción tiene que ser dueña de lo que rodó en el inmueble y poder usarlo en cualquier medio, en todo el mundo, sin fecha de fin. Una autorización que limita el uso a "la película" puede dar problemas cuando salga el tráiler o un fragmento para un festival.
El seguro se suele resolver con un certificado de seguro que incluye al dueño como asegurado adicional. Pídeselo a tu corredor una semana antes de la preparación, porque los corredores tardan y los dueños no abren el portón sin él.
Cómo rellenarla, de la visita a la firma
- Después de la visita, escribe la descripción del inmueble y las zonas incluidas y excluidas mientras recuerdas la distribución. Haz fotos de cada zona.
- Confirma quién tiene facultad para firmar. Mira el registro catastral o pide al inquilino la cláusula del arrendamiento que habla de rodajes.
- Saca las fechas del plan de rodaje y añade los días de preparación y desmontaje según el plan del departamento de arte.
- Acuerda con el dueño la tarifa y cualquier compensación por interrumpir su negocio, y escribe las cuentas en el bloque de tarifa para que después nadie discuta qué estaba incluido.
- Pregunta a cada jefe de departamento qué necesita en el inmueble (electricidad, estacionamiento, zona de espera, baños) y añade condiciones especiales para todo lo que el dueño tenga que hacer o dejar de hacer.
- Solicita el certificado de seguro.
- Envía el formulario a tu abogado con los cambios que haya pedido el dueño.
- Recorre el inmueble con el dueño antes de la preparación. Fotografía cada pared, suelo y cerca cerca de la que vayas a trabajar, con la fecha visible.
- Consigue las firmas de las dos partes y dale una copia al dueño.
- Después del desmontaje, vuelve a recorrerlo, compara con las fotos y libera el segundo pago.
Errores que aparecen el día de rodaje
El negocio del dueño sigue funcionando. Nadie avisó a los conductores de grúa de que el patio estaba cerrado, y llega un camión en mitad de una toma. Si el negocio sigue abierto, la fila de condiciones especiales debe decir a quién avisará el dueño y qué harán.
El horario del formulario termina antes que el equipo. Un rodaje nocturno previsto "hasta las 9:00 PM" que acaba a las 9:40 significa que alguien está cargando material en una propiedad donde ya no tiene permiso para estar. Deja una hora de margen.
Los vecinos no estaban en el acuerdo. Una autorización firmada cubre la propiedad del dueño. El estacionamiento en la calle, el ruido y las luces sobre la casa de al lado son otra conversación, que suele resolverse con una carta de aviso al vecindario y a veces con un permiso.
La autorización la firmó quien no debía. Un inquilino o un empleado dice que sí, el verdadero dueño se entera por las redes sociales y pierdes la locación a mitad del plan.
Dónde encaja la autorización con el resto del papeleo
La autorización se registra junto con la dirección de la locación en la hoja de llamado, y sus condiciones especiales pasan a las notas de departamento de ese día. La tarifa va a la cuenta 2600 Locaciones del presupuesto, en la línea 2603 para Hardesty Salvage. Las personas que aparecen ante la cámara necesitan su propia autorización de imagen, que cubre otros derechos. Al terminar el rodaje, los depósitos devueltos y cualquier reclamación por daños se anotan en el informe de cierre.
Las locaciones en Storiara
Storiara no genera autorizaciones de locación. Su módulo Locations es donde vive el resto de la información de cada locación: extrae los escenarios de un guion subido, y cada locación guarda una dirección con mapa, fotos, un mapa de estacionamiento subido, fechas de disponibilidad y comentarios. Puedes importar una lista de locaciones desde CSV o XLSX e imprimirla. Consulta la página de la función de locaciones.