O exemplo é o ferro-velho que SALT FLATS usa nas diárias 3 e 4. Ele serve bem para aprender o formulário porque o dono continua tocando o negócio durante a filmagem, e por isso a autorização precisa dizer o que para, por quanto tempo e quanto a produção paga por isso.
No Brasil se diz locação para o lugar onde se filma, e o documento aparece como autorização de uso de locação ou termo de autorização de locação. Em Portugal a palavra locação soa estranha nesse sentido: lá se fala em local de filmagem (ou décor), e o documento costuma ser uma autorização de filmagem. Para entender por que as distribuidoras exigem essas autorizações e o que dá errado sem elas, leia o guia de autorizações de locação. Os verbetes do glossário sobre autorização de locação e contrato de locação mostram onde os dois termos se sobrepõem. Esta página trata do preenchimento do formulário.
Use este formulário como ponto de partida e revise com um advogado especializado em audiovisual antes de qualquer assinatura. As linhas de cláusula resumem os termos em linguagem comum para que o proprietário e a sua equipe consigam acompanhar, mas o contrato assinado precisa de redação jurídica adequada.
Os blocos do formulário
Imóvel e proprietário
Descreva o imóvel de um jeito que um estranho consiga chegar lá a pé, depois liste as áreas onde a produção pode entrar e as áreas onde não pode. "Pátio da frente, pilhas de carros ao longo da cerca norte, interior do escritório" diz à maquinária onde dá para montar um tripé de bandeira. A lista de exclusões pesa o mesmo tanto. Se a área da prensa não está no formulário, o proprietário tem razão em reclamar quando um assistente de set vai parar lá para fazer uma ligação.
A linha de legitimidade de quem assina existe porque quem diz sim na visita de locação muitas vezes é um gerente ou um inquilino. Confira quem é de fato dono ou responsável pelo imóvel. Em SALT FLATS, o produtor de locação consultou o cadastro de imóveis do condado antes de falar em valores.
Coloque o nome fictício no formulário quando o roteiro usar um. O roteiro chama o lugar de HARDESTY SALVAGE, e o dono precisa saber que o ferro-velho dele vai aparecer com esse nome e com as placas cobertas.
Datas, horários e valores
Liste todos os dias em que a produção vai estar no imóvel, incluindo preparação e desmontagem, com horários. O proprietário lembra que você falou em "dois dias", e um cenógrafo chegando de caminhão na terça é um terceiro dia.
A conta do exemplo:
- 2 diárias de filmagem x US$ 750 = US$ 1.500
- 2 meias diárias ou diárias parciais (preparação e desmontagem) x US$ 250 = US$ 500
- Prensa desligada em duas manhãs = US$ 300
- Total: US$ 1.500 + US$ 500 + US$ 300 = US$ 2.300, pagos com US$ 1.150 na assinatura e US$ 1.150 depois da vistoria de encerramento
Os valores são números de exemplo para este acordo fictício. O custo de uma locação real depende da cidade, do tipo de imóvel, de quanto dele a produção ocupa e do transtorno que a filmagem causa. O artigo sobre quanto custa alugar uma locação mostra o que pesa nesse número.
Segurar metade do pagamento até a vistoria é comum, e os proprietários costumam aceitar se a autorização disser exatamente quando a vistoria acontece.
As linhas de cláusula
Cada linha é um termo numa frase que o proprietário consegue ler sem advogado na sala. Isso ajuda a chegar ao sim e ajuda a sua própria equipe, que nunca vai ler o contrato completo mas vai ler "Proibido subir nos carros empilhados".
Os direitos sobre as imagens são a linha que a distribuidora vai procurar. A produção precisa ser dona do que filmou no imóvel e poder usar em qualquer mídia, no mundo todo, sem prazo final. Uma autorização que limita o uso "ao filme" pode dar problema quando sair o trailer ou um trecho para festival.
O seguro normalmente é resolvido com um certificado de seguro que inclui o proprietário como segurado adicional, prática padrão nos Estados Unidos. Peça ao seu corretor uma semana antes da preparação, porque corretores demoram e o dono não abre o portão sem o documento.
Como preencher, da visita à assinatura
- Depois da visita de locação, escreva a descrição do imóvel e as áreas incluídas e excluídas enquanto ainda lembra da disposição do lugar. Fotografe cada área.
- Confirme quem tem legitimidade para assinar. Consulte o registro do imóvel ou peça ao inquilino a cláusula do contrato de aluguel que trata de filmagens.
- Tire as datas do plano de filmagem e acrescente os dias de preparação e desmontagem do planejamento da direção de arte.
- Combine com o proprietário o valor e qualquer compensação por interromper o negócio, e escreva a conta no bloco de valores para não haver discussão depois sobre o que estava incluído.
- Pergunte a cada chefe de departamento o que ele precisa no imóvel (energia, estacionamento, área de espera, banheiros) e acrescente condições especiais para tudo o que o proprietário precise fazer ou deixar de fazer.
- Peça o certificado de seguro.
- Mande o formulário ao seu advogado com as alterações que o proprietário pediu.
- Percorra o imóvel com o proprietário antes da preparação. Fotografe cada parede, piso e cerca perto de onde a equipe vai trabalhar, com a data visível.
- Colha as assinaturas das duas partes e entregue uma cópia ao proprietário.
- Depois da desmontagem, percorra o imóvel de novo, compare com as fotos e libere o segundo pagamento.
Erros que aparecem no dia da filmagem
O negócio do dono continua funcionando. Ninguém avisou os motoristas de guincho que o pátio estava fechado, e um caminhão chega no meio do take. Se o negócio fica aberto, a linha de condições especiais deve dizer quem o proprietário vai avisar e o que essas pessoas vão fazer.
O horário no formulário termina antes de a equipe acabar. Uma filmagem noturna marcada "até 21h" que termina às 21h40 significa gente carregando caminhão num imóvel onde já não tem permissão para estar. Deixe uma hora de folga.
Os vizinhos ficaram fora do acordo. Uma autorização assinada cobre o imóvel do proprietário. Estacionamento na rua, barulho e luz na casa ao lado são outra conversa, muitas vezes resolvida com uma carta de aviso à vizinhança e às vezes com licença.
A autorização foi assinada pela pessoa errada. Um inquilino ou um funcionário diz sim, o dono de verdade descobre pelas redes sociais e você perde a locação no meio do plano.
Onde a autorização entra no resto da papelada
A autorização é registrada junto com o endereço da locação na ordem do dia, e as condições especiais vão para as observações de departamento daquela diária. O valor cai na conta 2600 Locações do orçamento, na linha 2603 para Hardesty Salvage. Quem aparece diante da câmera precisa da própria autorização de uso de imagem, que cobre outro conjunto de direitos. No encerramento, depósitos devolvidos e eventuais reclamações por danos vão para o relatório de encerramento.
Guardando as locações no Storiara
O Storiara não gera autorização de locação. O módulo Locations é onde fica o restante das informações de locação: ele extrai os ambientes de um roteiro enviado, e cada locação guarda endereço com mapa, fotos, upload do mapa de estacionamento, datas de disponibilidade e comentários. Você pode importar uma lista de locações em CSV ou XLSX e imprimir. Veja a página do recurso de locações.