L'exemple est la casse automobile que SALT FLATS utilise pour les jours 3 et 4. C'est un bon cas pour apprendre à remplir le formulaire, parce que le propriétaire continue de faire tourner son affaire pendant le tournage : le contrat doit donc dire ce qui s'arrête, pendant combien de temps et ce que la production paie en échange.
En France, on parle d'autorisation de tournage du propriétaire ou de contrat de mise à disposition de lieu, à ne pas confondre avec l'autorisation de tournage délivrée par la mairie ou la préfecture pour la voie publique. Pour comprendre pourquoi ces documents comptent pour les distributeurs et ce qui arrive quand on s'en passe, lisez le guide des autorisations de lieu. Les entrées du glossaire location release et location agreement expliquent comment les deux notions se recoupent. Cette page porte sur le formulaire lui-même.
Servez-vous de ce formulaire comme d'un point de départ et faites-le relire par un avocat spécialisé en audiovisuel avant toute signature. Les lignes de clauses résument les conditions en langage courant pour que le propriétaire et votre équipe puissent les suivre, mais l'accord signé doit reposer sur une vraie rédaction contractuelle.
Les blocs du formulaire
Lieu et propriétaire
Décrivez le lieu de façon qu'un inconnu puisse s'y rendre, puis listez les zones où vous avez le droit d'aller et celles qui vous sont interdites. « Cour avant, piles de voitures le long de la clôture nord, intérieur du bureau » dit aux machinistes où ils peuvent poser un pied de projecteur. La liste des exclusions compte tout autant. Si l'aire de la presse ne figure pas sur le formulaire, le propriétaire pourra légitimement protester quand un assistant de production s'y promènera pour passer un coup de fil.
La ligne sur la qualité du signataire existe parce que la personne qui dit oui pendant le repérage est souvent un gérant ou un locataire. Vérifiez qui possède ou contrôle réellement le lieu. Sur SALT FLATS, le régisseur a consulté le registre foncier du comté avant même de parler de redevance.
Indiquez le nom fictif sur le formulaire quand le scénario en utilise un. Le scénario appelle ce lieu HARDESTY SALVAGE, et le propriétaire doit savoir que sa casse apparaîtra sous ce nom, enseignes masquées.
Dates, horaires et redevance
Listez chaque jour où la production est sur place, préparation et démontage compris, avec les horaires. Les propriétaires se souviennent que vous avez dit « deux jours », et un ensemblier qui arrive le mardi avec un camion, c'est un troisième jour.
Le calcul de l'exemple :
- 2 journées de tournage x 750 $ = 1 500 $
- 2 demi-journées ou journées partielles (préparation et démontage) x 250 $ = 500 $
- Arrêt de la presse deux matinées = 300 $
- Total : 1 500 $ + 500 $ + 300 $ = 2 300 $, payés 1 150 $ à la signature et 1 150 $ après l'état des lieux de sortie
Ces montants sont des exemples pour cet accord fictif. Le prix d'un vrai lieu dépend de la ville, du type de propriété, de la part que vous en occupez et de la gêne que cause le tournage. L'article sur le coût de location d'un lieu de tournage passe en revue ce qui fait varier le montant.
Retenir la moitié jusqu'à l'état des lieux de sortie est courant, et les propriétaires l'acceptent en général si le contrat précise exactement quand cet état des lieux a lieu.
Les lignes de clauses
Chaque ligne présente une condition en une phrase que le propriétaire peut lire sans avocat à ses côtés. C'est utile pour obtenir son accord, et c'est utile pour votre équipe, qui ne lira jamais le contrat complet mais lira « Interdiction de grimper sur les piles de voitures ».
Les droits sur les images sont la ligne que le distributeur ira chercher. La production doit détenir ce qu'elle a tourné sur le lieu et pouvoir l'utiliser sur tous supports, dans le monde entier, sans date de fin. Un contrat qui limite l'usage « au film » peut poser problème au moment de sortir la bande-annonce ou un extrait pour un festival.
L'assurance se règle en général avec une attestation d'assurance qui désigne le propriétaire comme assuré additionnel. Demandez-la à votre courtier une semaine avant la préparation, car les courtiers sont lents et les propriétaires n'ouvriront pas le portail sans elle.
Le remplir, du repérage à la signature
- Après le repérage, rédigez la description du lieu et la liste des zones autorisées et exclues tant que vous avez la configuration en tête. Photographiez chaque zone.
- Vérifiez qui est habilité à signer. Consultez le registre foncier ou demandez au locataire la clause de son bail qui concerne les tournages.
- Reprenez les dates dans le plan de travail et ajoutez les jours de préparation et de démontage d'après le planning de la déco.
- Mettez-vous d'accord avec le propriétaire sur la redevance et sur une éventuelle compensation pour l'interruption de son activité, puis détaillez le calcul dans le bloc redevance pour éviter toute discussion ultérieure sur ce qui était inclus.
- Demandez à chaque chef de poste ce dont il a besoin sur place (électricité, stationnement, loges, sanitaires) et ajoutez aux conditions particulières tout ce que le propriétaire doit faire ou cesser de faire.
- Demandez l'attestation d'assurance.
- Envoyez le formulaire à votre avocat avec les modifications demandées par le propriétaire.
- Faites le tour du lieu avec le propriétaire avant la préparation. Photographiez chaque mur, sol et clôture près desquels vous travaillerez, avec la date visible.
- Faites signer les deux parties et remettez une copie au propriétaire.
- Après le démontage, refaites le tour, comparez avec les photos et versez le second paiement.
Les erreurs qui se révèlent le jour du tournage
L'activité du propriétaire continue. Personne n'a prévenu les dépanneurs que la casse était fermée, et un camion arrive en pleine prise. Si l'activité reste ouverte, la ligne des conditions particulières doit préciser qui le propriétaire préviendra et ce que ces personnes feront.
Les horaires du formulaire s'arrêtent avant que l'équipe ait fini. Un tournage de nuit prévu « jusqu'à 21h00 » qui se termine à 21h40, c'est une équipe qui charge les camions sur un lieu où elle n'a plus le droit d'être. Prévoyez une heure de marge.
Les voisins n'étaient pas dans l'accord. Un contrat signé couvre la propriété du signataire. Le stationnement dans la rue, le bruit et les projecteurs qui éclairent la maison d'à côté relèvent d'une autre discussion, souvent réglée par un courrier d'information aux riverains, et parfois par une autorisation administrative.
Le contrat a été signé par la mauvaise personne. Un locataire ou un employé dit oui, le vrai propriétaire l'apprend sur les réseaux sociaux, et vous perdez le décor au milieu du plan de travail.
La place du contrat parmi les autres documents
Le contrat est consigné avec l'adresse du lieu sur la feuille de service, et ses conditions particulières passent dans les notes des départements du jour. La redevance est imputée au poste 2600 Décors naturels du budget, ligne 2603 pour Hardesty Salvage. Les personnes qui apparaissent à l'image ont besoin de leur propre autorisation de droit à l'image, qui couvre d'autres droits. À la fin du tournage, les cautions restituées et les éventuelles réclamations pour dommages figurent dans le rapport de fin de tournage.
Gérer les décors dans Storiara
Storiara ne génère pas de contrat de mise à disposition de lieu. Son module Locations rassemble le reste des informations sur les décors : il extrait les lieux d'un scénario importé, et chaque décor contient une adresse avec carte, des photos, un plan de stationnement importé, des dates de disponibilité et des commentaires. Vous pouvez importer une liste de décors en CSV ou XLSX et l'imprimer. Voyez la page de la fonction décors.