Checkliste Vorbereitung Independent-Film: 12 Wochen bis Drehtag 1

Die Checkliste unten ist nach Wochen vor dem ersten Drehtag geordnet und gedacht für einen unabhängigen Spielfilm mit etwa 15 bis 25 Drehtagen. Wenn du sie als Datei willst, in der du Aufgaben verteilen und abhaken kannst, lade die Vorlage für die Vorbereitungscheckliste herunter. Sie enthält dieselben Aufgaben mit Spalten für Zuständigkeit und Fälligkeit.

Die Beispielproduktion ist amerikanisch. Punkte zu Urheberrecht, Verbänden, Drohnen, Steuerformularen und Versicherungen beziehen sich deshalb auf US-Praxis. In Deutschland, Österreich und der Schweiz gelten andere Stellen und Regeln, die Reihenfolge der Arbeit bleibt aber dieselbe.

Damit das Timing greifbar wird, gehen die Daten unten davon aus, dass Drehtag 1 auf Montag, den 1. März 2027 fällt. Zwölf Wochen vorher ist Montag, der 7. Dezember 2026. Acht Wochen vorher ist der 4. Januar, vier Wochen vorher der 1. Februar, und die letzte Woche beginnt am 22. Februar. Rechne von deinem eigenen Starttermin genauso zurück. Falls sich dein Termin verschieben kann, leg ihn trotzdem fest und verschieb ihn dann bewusst. Eine Vorbereitung ohne festen ersten Drehtag zerfasert gern.

Für eine erfahrene Produktionsleitung ist hier nichts neu. Der Nutzen liegt in der Reihenfolge. Die meisten Independent-Drehs, die in Schwierigkeiten geraten, haben die richtigen Aufgaben in der falschen Reihenfolge erledigt, etwa ein Motiv gebucht, bevor der Drehplan sagte, an welchen Tagen man es braucht, oder eine Hauptrolle besetzt, bevor jemand geprüft hat, ob das Budget die Wochen bezahlen kann, die der Drehplan verlangt.

12 Wochen und mehr vorher: Rechte, Geld und die Firma

Bevor du Geld für die Zeit anderer Leute ausgibst, klär, ob du den Film rechtlich machen darfst und ob du ihn bezahlen kannst.

• Das Drehbuch hat eine Fassung erreicht, die Regie und Produktion drehen würden. Überarbeitungen dürfen weiterlaufen, Geschichte und Motive sollten aber stehen.
• Die Rechtekette ist sauber. Beruht das Drehbuch auf einem Buch, einem Artikel oder einer Lebensgeschichte, ist der Options- oder Rechtevertrag unterschrieben. Was ein Verleih später sehen will, steht unter Rechtekette.
• Urheberrecht beim US Copyright Office registriert. Drehbücher werden dort als Werke der darstellenden Künste registriert, entweder über den Online-Standardantrag oder mit Formular PA.
• Registrierung bei der WGA erledigt, wenn du einen datierten Nachweis der Urheberschaft willst. Die WGA West Registry sagt klar, dass ihre Registrierung die beim Copyright Office nicht ersetzt.
• Produktionsfirma gegründet (meist eine LLC nur für dieses Projekt), mit eigenem Bankkonto und eigener Buchhaltung.
• Anwältin oder Anwalt für Medienrecht beauftragt, für Investoren-, Rechte- und Darstellerverträge.
• Deckblatt der Kalkulation in der Größenordnung entworfen, die du realistisch finanzieren kannst. Die Vorlage für die Filmkalkulation ist ein Ausgangspunkt.
• Finanzierungsplan schriftlich festgehalten: Eigenkapital, Fördergelder und Anreize, Zuschüsse, Rückstellungen. Wenn du eine Produktionsförderung beantragen willst, lies jetzt die Antragsregeln der Filmförderung, denn manche Programme nehmen nur Projekte an, die vor Drehbeginn beantragt wurden. Der Förderrechner liefert eine erste grobe Schätzung.

Warte mit Angeboten an Darsteller und Anzahlungen für Motive, bis das Geld der Investoren auf dem Produktionskonto eingegangen ist. Eine mündliche Zusage kann sich genau in der Woche in Luft auflösen, in der du sie brauchst.

10 Wochen vorher: das Kernteam und der Auszug

In diesem Zeitraum sollten Produktionsleitung, 1. Regieassistenz und Bildgestaltung an Bord kommen. Alles Weitere hängt am Drehbuchauszug, und für den sollte die 1. Regieassistenz verantwortlich sein.

• Produktionsleitung eingestellt. Bei Produktionen mit Minibudget macht oft eine Person beide Jobs, die der Line Producerin und die der Herstellungsleitung.
• 1. Regieassistenz eingestellt.
• Bildgestaltung eingestellt.
• Szenenbild eingestellt.
• Casting Director engagiert oder ein Plan für eigenes Casting mit Terminen gemacht.
• Produktionsbüro eingerichtet: ein gemeinsames Laufwerk mit Ordnerstruktur, eine E-Mail-Adresse der Produktion und eine Telefonnummer, die nicht das private Handy von jemandem ist.
• Vollständiger Drehbuchauszug fertig: jede Szene erfasst nach Darstellern, Komparsen, Requisiten, Kostüm, Maske, Fahrzeugen, Tieren, Stunts, Spezialeffekten und Sonderausrüstung. Was ist ein Drehbuchauszug erklärt die Kategorien, die Vorlage für den Auszugsbogen liefert das Formular.
• Abteilungsleitungen haben das Drehbuch gelesen und markiert, was der Auszug übersehen hat.
• Stunts, Tiere, Minderjährige, Wasser, Waffen und Drohnen für die frühe Planung markiert, weil jeder dieser Punkte zusätzliche Leute, Papierkram und Versicherungsfragen mit sich bringt.

8 Wochen vorher: erster Drehplan, echte Kalkulation, Casting und Motivsuche

Jetzt wird aus dem Auszug ein erster Drehplan und aus dem Drehplan eine echte Kalkulation. Casting und Motivsuche laufen parallel, und beide wirken auf den Drehplan zurück.

• Vorläufiger Drehplan auf einem Stripboard gebaut, gruppiert nach Motiv und Besetzung.
• Erstes Day out of Days aus diesem Plan erzeugt, um zu sehen, wie viele Dreh- und Haltetage jede Hauptrolle braucht.
• Kalkulation Posten für Posten aus dem Drehplan neu aufgebaut: Drehtage, Darstellertage aus dem DOOD, Teamwochen, Motive, Technik und Post.
• Entscheidung über Verbandsverträge für Besetzung und Team getroffen. Wer in den USA mit SAG-AFTRA-Darstellern arbeiten will, beginnt früh mit dem Signatory-Verfahren. Der Leitfaden zum Signatory-Status geht es durch.
• Lohnbüro ausgewählt. Bei Besetzung oder Team mit Verbandsvertrag willst du eines, das sich mit Gagenabrechnung in der Filmbranche auskennt.
• Versicherungsmakler mit Drehbuch, Drehplan und Kalkulation um Angebote gebeten.
• Casting: Rollenprofile veröffentlicht, Castings angesetzt und Verfügbarkeiten von allen Darstellern eingesammelt, die ernsthaft in Frage kommen.
• Motivsuche läuft, mit Fotos, Ansprechpartnern und Verfügbarkeiten für jede Option. Die Checkliste für die Motivsuche listet auf, was du bei einer Besichtigung festhalten solltest.

Ein kurzes Beispiel, warum der Drehplan vor den Angeboten kommt. Verteilen sich die Szenen deiner Hauptrolle über die Tage 1 bis 18 eines Drehs mit 18 Tagen, deckt der Vertrag die ganze Strecke ab. Kann die 1. Regieassistenz diese Szenen auf die Tage 6 bis 15 legen, zeigt das DOOD 10 Tage statt 18, und das ändert sowohl das Angebot als auch die Kalkulationszeile. Mach Angebote erst, wenn du diese Zahl gesehen hast.

6 Wochen vorher: Angebote, Motive und Genehmigungen

• Angebote an die Hauptbesetzung verschickt, mit Terminen aus dem Drehplan.
• Hauptmotive ausgewählt, mit einer Alternative für jedes.
• Motivverträge verhandelt und unterschrieben, einschließlich Uhrzeiten, nutzbarer Räume, Parkplätze und der Frage, was bei Überziehung passiert. Siehe Motivverträge.
• Vorgaben für Drehgenehmigungen bei jeder zuständigen Stadt- oder Kreisverwaltung geprüft. Vorlaufzeiten und Regeln sind unterschiedlich, die Leitfäden zu Los Angeles und New York City zeigen die Bandbreite.
• Pflichten zur Anwohnerinformation für jedes Motiv geprüft.
• Team für alle Abteilungen eingestellt, mit Teamverträgen zu den kalkulierten Gagen.
• Angebote von Verleihfirmen für Kamera, Licht, Bühne und Ton eingeholt.
• Drohnenaufnahmen mit einem Piloten geplant, der ein Remote Pilot Certificate der FAA hat. Nach den Part-107-Regeln der FAA müssen beruflich geflogene Drohnen unter 55 Pfund registriert werden (5 $, drei Jahre gültig), und manche Flüge brauchen eine Luftraumfreigabe.
• Tieraufnahmen mit einem Tiertrainer geplant. Wer die US-Aufsicht von American Humane für den Abspann-Hinweis "No Animals Were Harmed" will, meldet die Produktion beim Programm an und bekommt für Drehtage mit Tieren eine Sicherheitsbeauftragte zugeteilt.
• Minderjährige: Arbeitserlaubnis und Regeln zur Studiolehrkraft des jeweiligen US-Bundesstaats für alle Darsteller unter 18 geprüft. Arbeiten mit Minderjährigen am Set behandelt den Papierkram.

4 Wochen vorher: Drehplan und Kalkulation festschreiben

Wenn Darstellertermine und Motive bestätigt sind, kann der Drehplan endlich zur Ruhe kommen.

• Drehplan festgeschrieben, Fassung datiert und an die Abteilungsleitungen verschickt.
• Day out of Days aus dem festgeschriebenen Plan aktualisiert und an Produktionsleitung und Casting geschickt.
• Ausweichsets für Außentage ausgewählt, die das Wetter kippen könnte.
• Kalkulation auf Basis des festgeschriebenen Drehplans festgeschrieben, mit der Reserve als eigener Zeile.
• Darstellerverträge unterschrieben und Unterlagen für den Arbeitsbeginn eingesammelt.
• Kostümproben für die Hauptbesetzung angesetzt.
• Versicherung abgeschlossen: Haftpflicht, Unfallversicherung der Mitarbeitenden, Technik und jede Deckung, die Motive, Verleihfirmen oder Verleiher verlangen. Versicherungsbestätigungen für jedes Motiv und jeden Dienstleister ausgestellt, der eine anfordert.
• Rechteklärung begonnen: Markennamen und Logos im Bild, Kunstwerke an den Wänden des Sets, echte Firmennamen im Drehbuch, Telefonnummern und jeder Song, der im Bild läuft.
• Shotlists für das ganze Drehbuch geschrieben, Storyboards für Stunts und andere komplizierte Sequenzen.
• Technische Motivbesichtigungen für jedes Hauptmotiv angesetzt, mit Regie, Bildgestaltung, 1. Regieassistenz, Oberbeleuchter, Key Grip, Szenenbild und Ton.

2 Wochen vorher: Papierkram und Logistik

• Produktionsbesprechung mit allen Abteilungsleitungen abgehalten, bei der der Drehplan Tag für Tag durchgegangen wird.
• Technische Besichtigungen abgeschlossen, mit Entscheidungen zu Strom, Parken, Aufenthaltsraum, Toiletten und Basis für jedes Motiv.
• Unterlagen des Teams für den Arbeitsbeginn über das Lohnbüro eingesammelt, in den USA einschließlich Steuerformular W-4 und Nachweis der Arbeitsberechtigung.
• Kontaktliste erstellt: Besetzung, Team, Dienstleister, Motive und Notfallkontakte.
• Format der Dispo mit der 2. Regieassistenz abgestimmt. Die Vorlage für die Tagesdisposition und wie man eine Dispo erstellt behandeln die Abschnitte.
• Vorlage für den Tagesbericht bereit.
• Catering für die richtige Personenzahl gebucht, Ernährungswünsche eingesammelt.
• Transport geplant: Lkw, Abholungen der Darsteller, Shuttles vom Parkplatz.
• Funkkanäle verteilt und Funkgeräte reserviert.
• Handkasse eingerichtet, mit einer klaren Regel für Belege und einem Handkassenbuch.
• Für jedes Motiv das nächste Krankenhaus mit rund um die Uhr geöffneter Notaufnahme herausgesucht.
• Kameratests gedreht und gesichtet: Format, Objektive und Look mit der Regie bestätigt.

Die letzte Woche

• Proben oder Leseprobe mit der Hauptbesetzung.
• Jedes Motiv telefonisch beim Eigentümer oder Betreiber noch einmal bestätigt.
• Genehmigungen liegen vor, sind ausgedruckt und einer Person zugeteilt, die am Set sein wird.
• Abholungen der Technik geplant und Lkw-Ladungen gegen die Bestellung geprüft.
• Wettervorhersage für Tag 1 geprüft, Ausweichset bei Bedarf vorbereitet.
• Dispo für Tag 1 entworfen, von 1. Regieassistenz und Produktionsleitung freigegeben und verschickt.
• Jede Person, die an Tag 1 dreht, hat ihre Zeit direkt bei der 2. Regieassistenz bestätigt.
• Plan für die Sicherheitsbesprechung am ersten Morgen steht, einschließlich allem Ungewöhnlichen an diesem Tag.

Plan Tag 1 als leichteren Tag, wenn der Drehplan es zulässt. Ein neues Team lernt noch, wie die Regie arbeitet, und eine kurze Szenenliste am ersten Morgen gibt allen Zeit, in einen Rhythmus zu finden.

Wer für welchen Teil der Liste zuständig ist

Eine Checkliste ohne Namen neben den Punkten wird nicht abgearbeitet. Bei einem kleinen Spielfilm teilen sich die Aufgaben meist so auf, auch wenn eine Person mehrere Zeilen übernehmen kann:

Trag in der Vorlage bei jedem Punkt Zuständigkeit und Fälligkeit ein und geh die offenen Punkte in einer wöchentlichen Vorbereitungsrunde durch. Was zwei Wochen vor Drehbeginn noch offen ist, geht an die Produktion, die entscheidet, ob der Drehstart verschoben oder der Punkt gestrichen wird.

Den Zeitplan für kleinere Drehs anpassen

Ein Kurzfilm mit fünf Drehtagen braucht keine 12 Wochen Vorbereitung, aber dieselben Schritte in ungefähr derselben Reihenfolge. Verdichte den Kalender und behalte die Abfolge: Rechte und Geld, dann der Auszug, dann ein Drehplan, dann Angebote und Buchungen auf Grundlage dieses Plans. Der Plan für einen Studentenfilm in 30 Tagen und die Checkliste für den Abschlussfilm zeigen eine verdichtete Fassung.

Was bei kleinen Drehs meistens wegfällt und später Ärger macht, sind Versicherung und Motivverträge. Auch die Wohnung einer Freundin braucht einen unterschriebenen Motivvertrag, wenn der Film auf ein Festival oder zu einem Verleih soll, und ein Kameraverleih verlangt trotzdem eine Versicherungsbestätigung, bevor er ein Kamerapaket herausgibt.

Wo Storiara in diese Liste passt

Storiara deckt mehrere Punkte aus den Abschnitten für 10 und 8 Wochen ab. Du lädst das Drehbuch als PDF, Word- oder Final-Draft-Datei hoch, und Storiara zieht Szenen, Motive, Figuren, Requisiten, Kostüme sowie Musik und Effekte heraus, die du prüfst und korrigierst. Danach ziehst du Szenen auf einem Stripboard in Drehtage, das Day out of Days der Besetzung füllt sich aus diesem Plan, die Kalkulation wird aus dem Auszug und bearbeitbaren Satztabellen berechnet, und für jeden Drehtag entsteht eine Dispo. Verträge, Genehmigungen, Versicherung und Rechteklärung bleiben bei Anwalt, Makler und Filmbüro.