Checklist de preproducción para cine independiente: 12 semanas

Esta lista está organizada por semanas antes del primer día de rodaje, pensada para un largometraje independiente de unos 15 a 25 días de rodaje. Si la quieres como archivo para asignar tareas e ir marcándolas, descarga la plantilla de checklist de preproducción, que tiene las mismas tareas con columnas de responsable y fecha límite.

Para concretar los plazos, las fechas de abajo suponen que el primer día es el lunes 1 de marzo de 2027. Doce semanas antes es el lunes 7 de diciembre de 2026. Ocho semanas antes es el 4 de enero, cuatro semanas antes el 1 de febrero, y la última semana empieza el 22 de febrero. Cuenta hacia atrás desde tu propia fecha de inicio de la misma manera. Aunque tu fecha pueda moverse, fíjala igualmente y muévela solo cuando lo decidas. Una preproducción sin primer día fijo tiende a alargarse sin control.

Nada de esto es nuevo para un productor de línea con experiencia. Lo que aporta la lista es el orden. La mayoría de los rodajes independientes que acaban mal hicieron las tareas correctas en la secuencia equivocada, como reservar una locación antes de que el plan dijera qué días hacía falta, o contratar a un protagonista antes de que alguien comprobara que el presupuesto podía pagar las semanas que el plan exigía.

El calendario y varios requisitos legales de esta lista (registro de derechos, drones, nómina, menores) corresponden a la práctica en Estados Unidos. El orden de las tareas sirve en cualquier país; los organismos y trámites concretos cambian según dónde ruedes.

12 semanas o más: derechos, dinero y la productora

Antes de gastar el tiempo de nadie, confirma que puedes hacer la película legalmente y pagarla.

• El guion está en una versión que el director y los productores van a rodar. Puede seguir habiendo reescrituras, pero la historia y las locaciones deberían estar asentadas.
• La cadena de derechos está limpia. Si el guion se basa en un libro, un artículo o una historia real, el contrato de opción o de derechos está firmado. Consulta cadena de derechos para ver qué pedirá más adelante un distribuidor.
• Derechos de autor registrados. En Estados Unidos, los guiones se registran en la US Copyright Office como obras de artes escénicas, con la Standard Application en línea o con el formulario PA.
• Registro en la WGA hecho, si lo quieres, como constancia fechada de autoría. El WGA West Registry aclara que su registro no sustituye al de la Copyright Office.
• Sociedad de producción constituida (normalmente una LLC creada solo para la película), con cuenta bancaria y contabilidad propias.
• Abogado especializado en audiovisual contratado para los acuerdos con inversores, derechos y talento.
• Resumen de presupuesto preparado a la escala del dinero que de verdad puedes conseguir. La plantilla de presupuesto de cine sirve de punto de partida.
• Plan de financiación por escrito: capital, financiación blanda como incentivos, ayudas y pagos diferidos. Si piensas solicitar un incentivo a la producción, lee ya las bases de la comisión fílmica, porque algunos programas solo admiten proyectos que se presentan antes de empezar la fotografía principal. La calculadora de incentivos da una primera estimación aproximada.

Espera a que el dinero de los inversores esté ingresado en la cuenta de la producción antes de hacer ofertas al reparto o pagar depósitos de locaciones. Un compromiso verbal puede desaparecer justo la semana en que lo necesitas.

10 semanas antes: el equipo principal y el desglose

El productor de línea (o jefe de producción), el primer asistente de dirección y el director de fotografía deberían incorporarse en este periodo. Todo lo que viene después depende del desglose, y el primer AD es quien debería llevarlo.

• Productor de línea o jefe de producción contratado. En una producción de presupuesto mínimo, a menudo una sola persona hace los dos trabajos.
• Primer asistente de dirección contratado.
• Director de fotografía contratado.
• Director de arte contratado.
• Director de casting contratado, o un plan de casting propio con fechas.
• Oficina de producción montada: una unidad compartida con estructura de carpetas, un correo de la producción y un número de teléfono que no sea el móvil personal de nadie.
• Desglose de guion completo: cada escena etiquetada con reparto, extras, utilería, vestuario, maquillaje, vehículos, animales, escenas de riesgo, efectos especiales y equipo especial. Qué es el desglose de guion explica las categorías, y la plantilla de hoja de desglose te da el formulario.
• Los jefes de departamento leen el guion y señalan lo que se le escapó al desglose.
• Escenas de riesgo, animales, menores, agua, armas y drones marcados para planificarlos pronto, porque cada uno trae gente adicional, papeleo y preguntas del seguro.

8 semanas antes: primer plan, presupuesto real, casting y scouting

Ahora el desglose se convierte en un primer plan, y el plan en un presupuesto real. El casting y la búsqueda de locaciones avanzan en paralelo, y los dos vuelven a alimentar el plan.

• Plan de rodaje preliminar armado en un stripboard, agrupado por locación y reparto.
• Primer day out of days generado con ese plan, para ver cuántos días de trabajo y de espera necesita cada protagonista.
• Presupuesto rehecho partida por partida a partir del plan: días de rodaje, días de reparto según el DOOD, semanas de equipo, locaciones, material y posproducción.
• Decisión tomada sobre sindicatos para reparto y equipo. Si en Estados Unidos piensas trabajar con intérpretes de SAG-AFTRA, empieza pronto el trámite de signatario; la guía para ser signatario lo explica.
• Empresa de nómina elegida. Con reparto o equipo sindicado conviene una que gestione nóminas del sector audiovisual.
• Corredor de seguros contactado con el guion, el plan y el presupuesto para pedir cotizaciones.
• Casting: convocatorias publicadas, pruebas programadas y fechas de disponibilidad recogidas de cada actor que estés considerando en serio.
• Búsqueda de locaciones en marcha, con fotos, contactos y fechas disponibles de cada opción. El checklist de scouting de locaciones indica qué registrar en cada visita.

Un ejemplo rápido de por qué el plan va antes de las ofertas. Si tu protagonista aparece en escenas repartidas entre los días 1 y 18 de un rodaje de 18 días, su contrato cubre todo el periodo. Si el primer AD consigue agrupar sus escenas entre los días 6 y 15, el DOOD muestra 10 días en el rodaje en lugar de 18, lo que cambia tanto la oferta como la partida del presupuesto. Haz las ofertas después de ver esa cifra.

6 semanas antes: ofertas, locaciones y permisos

• Ofertas enviadas al reparto principal, con las fechas sacadas del plan.
• Locaciones principales elegidas, con una alternativa identificada para cada una.
• Contratos de locación negociados y firmados, con horarios, espacios que se pueden usar, estacionamiento y qué pasa si te pasas de hora. Consulta autorizaciones de locación.
• Requisitos de permisos de rodaje comprobados con la comisión fílmica de cada ciudad o municipio. Los plazos y las normas varían; las guías de Los Ángeles y Nueva York muestran el abanico.
• Obligaciones de aviso a vecinos comprobadas para cada locación.
• Equipo contratado en todos los departamentos, con acuerdos de contratación firmados a las tarifas del presupuesto.
• Cotizaciones de las casas de alquiler para cámara, iluminación, maquinaria y sonido.
• Trabajo con dron planificado con un piloto certificado. En Estados Unidos, según las normas Part 107 de la FAA, el piloto necesita un Remote Pilot Certificate, los drones de menos de 55 libras usados profesionalmente tienen que estar registrados ($5, válido tres años) y algunas operaciones requieren autorización de espacio aéreo.
• Trabajo con animales planificado con un adiestrador o cuidador. Si en Estados Unidos quieres la supervisión de American Humane para el crédito final "No Animals Were Harmed", la producción se inscribe en el programa y se le asigna un representante de seguridad para los días de rodaje con animales.
• Menores: revisa las normas del estado sobre permisos de trabajo y profesores de set para cualquier actor menor de 18 años. Trabajar con menores en el set cubre el papeleo.

4 semanas antes: cerrar el plan y el presupuesto

Con las fechas del reparto y las locaciones confirmadas, el plan por fin puede dejar de moverse.

• Plan de rodaje cerrado, con versión fechada, y enviado a los jefes de departamento.
• Day out of days actualizado con el plan cerrado y enviado al productor de línea y a casting.
• Sets de cobertura elegidos para los días de exterior que el clima podría cancelar.
• Presupuesto cerrado sobre el plan cerrado, con los imprevistos como partida independiente.
• Contratos del reparto firmados y documentación de alta recogida.
• Pruebas de vestuario programadas para el reparto principal.
• Póliza de seguro contratada: responsabilidad civil general, accidentes laborales, equipo y cualquier cobertura que exijan las locaciones, las casas de alquiler o el distribuidor. Certificados de seguro emitidos para cada locación y proveedor que los pida.
• Autorizaciones de derechos en marcha: marcas y logotipos en cuadro, obras de arte en las paredes del set, nombres de negocios reales en el guion, números de teléfono y cualquier canción que suene ante cámara.
• Listas de planos escritas para todo el guion, y storyboards para las escenas de riesgo y otras secuencias complicadas.
• Visitas técnicas programadas en cada locación principal con el director, el director de fotografía, el primer AD, el gaffer, el key grip, el director de arte y el sonidista.

2 semanas antes: papeleo y logística

• Reunión de producción con todos los jefes de departamento, repasando el plan día a día.
• Visitas técnicas terminadas, con electricidad, estacionamiento, zona de espera, baños y campamento base decididos para cada locación.
• Documentación de alta del equipo recogida a través de la empresa de nómina, incluidas la retención de impuestos (en Estados Unidos, el formulario W-4) y la acreditación de permiso de trabajo.
• Lista de contactos completa: reparto, equipo, proveedores, locaciones y contactos de emergencia.
• Formato de la hoja de llamado acordado con el segundo AD. La plantilla de hoja de llamado y cómo hacer una hoja de llamado explican las secciones.
• Plantilla del informe diario de producción lista.
• Catering reservado para el número correcto de personas, con las necesidades alimentarias recogidas.
• Transporte planificado: camiones, recogidas del reparto, lanzaderas desde el estacionamiento.
• Canales de walkie asignados y radios reservadas.
• Fondo de caja chica creado, con una norma clara sobre recibos y un registro de caja chica.
• Hospital más cercano con urgencias 24 horas identificado para cada locación.
• Pruebas de cámara rodadas y revisadas: formato, lentes y estética confirmados con el director.

La última semana

• Ensayos o lectura de guion con el reparto principal.
• Cada locación reconfirmada por teléfono con el dueño o el encargado.
• Permisos en mano, impresos y asignados a alguien que vaya a estar en el set.
• Recogidas de material programadas y cargas de los camiones comprobadas contra el pedido.
• Pronóstico del clima revisado para el primer día; set de cobertura preparado si hace falta.
• Hoja de llamado del primer día redactada, aprobada por el primer AD y el productor de línea, y enviada.
• Cada actor que trabaja el primer día ha confirmado su citación directamente con el segundo AD.
• Plan de la charla de seguridad de la primera mañana, con lo que tenga de inusual esa jornada.

Si el plan lo permite, haz que el primer día sea más ligero. Un equipo nuevo todavía está aprendiendo cómo trabaja el director, y una lista corta de escenas la primera mañana le da a todo el mundo tiempo para coger ritmo.

Quién se encarga de cada parte

Una lista sin nombres junto a las tareas no se cumple. En un largometraje pequeño el trabajo suele repartirse así, aunque una misma persona puede ocupar varias filas:

Pon el nombre del responsable y una fecha límite en cada tarea de la plantilla, y repasa las tareas abiertas en una reunión semanal de preproducción. Lo que siga abierto a dos semanas del rodaje pasa al productor, que decide si retrasa la fecha de inicio o elimina esa tarea.

En España, lo que aquí llamamos productor de línea suele recaer en el director de producción, y el jefe de producción asume buena parte del trabajo diario.

Cómo adaptar los plazos a rodajes más pequeños

Un cortometraje de cinco días no necesita 12 semanas de preproducción, pero sí los mismos pasos en un orden parecido. Comprime el calendario y mantén la secuencia: derechos y dinero, luego el desglose, luego un plan, y después ofertas y reservas basadas en ese plan. El plan de 30 días para una película de estudiantes y el checklist para la película de tesis muestran una versión comprimida.

Lo que se suele saltar en los rodajes pequeños, y da problemas después, son el seguro y el papeleo de locaciones. El apartamento de un amigo sigue necesitando una autorización de locación firmada si la película va a ir a un festival o a un distribuidor, y una casa de alquiler seguirá pidiendo un certificado de seguro antes de entregar un paquete de cámara.

Dónde encaja Storiara en esta lista

Storiara cubre varias tareas de las secciones de 10 y 8 semanas. Subes el guion en PDF, Word o Final Draft, y la aplicación extrae escenas, locaciones, personajes, utilería, vestuario, música y efectos para que los revises y corrijas. A partir de ahí arrastras escenas a los días de rodaje en un stripboard, el day out of days del reparto se rellena con ese plan, el presupuesto se calcula a partir del desglose y de tablas de tarifas editables, y las hojas de llamado se construyen para cada día de rodaje. Los contratos, permisos, seguros y autorizaciones de derechos siguen en manos de tu abogado, tu corredor y la comisión fílmica.