Checklist de pré-produção de filme independente: 12 semanas até a 1ª diária

O checklist abaixo está organizado por semanas antes da primeira diária, para um longa independente de 15 a 25 diárias, mais ou menos. Se você quer um arquivo para distribuir tarefas e ir marcando, baixe o modelo de checklist de pré-produção, com as mesmas tarefas e colunas de responsável e prazo.

Para deixar os prazos concretos, as datas abaixo supõem que a primeira diária é segunda-feira, 1º de março de 2027. Doze semanas antes é segunda, 7 de dezembro de 2026. Oito semanas antes é 4 de janeiro, quatro semanas antes é 1º de fevereiro, e a última semana começa em 22 de fevereiro. Conte para trás a partir da sua própria data do mesmo jeito. Se a sua data de início pode mudar, defina uma assim mesmo e mude de propósito quando for o caso. Pré-produção sem primeira diária fixa costuma se arrastar.

Os itens são dos Estados Unidos, onde a produção de exemplo acontece, e as regras de direitos autorais, sindicatos, drones, impostos e licenças citadas valem lá. Num filme rodado no Brasil ou em Portugal, a sequência continua útil, mas os órgãos e formulários são outros.

Nada aqui é novidade para um produtor de linha experiente. O valor está na ordem: a maioria das filmagens independentes que acabam em problema fez as tarefas certas na sequência errada, como reservar uma locação antes de o plano dizer em que dias ela seria necessária, ou escalar um protagonista antes de alguém conferir se o orçamento pagava as semanas que o plano exigia.

12 semanas ou mais antes: direitos, dinheiro e empresa

Antes de gastar o tempo de qualquer outra pessoa, confirme que você pode legalmente fazer o filme e que consegue pagar por ele.

• O roteiro está numa versão que diretor e produtores vão filmar. Os ajustes podem continuar, mas a história e as locações precisam estar definidas.
• A cadeia de titularidade está limpa. Se o roteiro é baseado em livro, reportagem ou história de vida, o contrato de opção ou de direitos está assinado. Veja cadeia de titularidade para saber o que uma distribuidora vai pedir depois.
• Direitos autorais registrados no US Copyright Office. Roteiros são registrados como obras de artes cênicas, pelo Standard Application online ou pelo Form PA.
• Registro na WGA feito, se você quiser, para ter um registro datado de autoria. O WGA West Registry diz com todas as letras que o registro dele não substitui o do Copyright Office.
• Empresa da produção constituída (normalmente uma LLC criada só para o filme), com conta bancária e contabilidade próprias.
• Advogado especializado em audiovisual contratado para os contratos com investidores, direitos e elenco.
• Resumo do orçamento feito no tamanho do dinheiro que você consegue captar de forma realista. O modelo de orçamento de filme é um ponto de partida.
• Plano de financiamento por escrito: participação de investidores, recursos não reembolsáveis como incentivos, editais e pagamentos diferidos. Se você pretende pedir um incentivo à produção, leia agora as regras de inscrição da film commission, porque alguns programas só aceitam projetos inscritos antes do início da filmagem principal. A calculadora de incentivos dá uma primeira estimativa aproximada.

Espere o dinheiro dos investidores cair na conta da produção antes de fazer propostas ao elenco ou pagar sinal de locação. Um compromisso verbal pode sumir justamente na semana em que você precisa dele.

10 semanas antes: equipe principal e decupagem

O produtor de linha (ou diretor de produção), o primeiro assistente de direção e o diretor de fotografia devem entrar nesse período. Tudo o que vem depois depende da decupagem, e quem deve ser dono dela é o primeiro assistente.

• Produtor de linha ou diretor de produção contratado. Em produção de orçamento mínimo, é comum uma pessoa fazer as duas funções.
• Primeiro assistente de direção contratado.
• Diretor de fotografia contratado.
• Diretor de arte contratado.
• Produtor de elenco contratado, ou um plano de seleção de elenco próprio com datas.
• Escritório de produção montado: um drive compartilhado com estrutura de pastas, um e-mail da produção e um telefone que não seja o celular pessoal de ninguém.
• Decupagem completa do roteiro: cada cena marcada com elenco, figuração, objetos de cena, figurino, maquiagem, veículos, animais, dublês, efeitos especiais e equipamento especial. O que é decupagem de roteiro explica as categorias, e o modelo de folha de decupagem traz o formulário.
• Chefes de departamento leem o roteiro e apontam o que a decupagem deixou passar.
• Dublês, animais, menores, água, armas e drone sinalizados para planejamento antecipado, porque cada um traz gente a mais, papelada e questões de seguro.

8 semanas antes: primeiro plano, orçamento real, elenco e visitas de locação

Agora a decupagem vira uma primeira versão do plano, e o plano vira um orçamento real. A seleção de elenco e as visitas de locação andam em paralelo, e as duas voltam a mexer no plano.

• Plano de filmagem preliminar montado num stripboard, agrupado por locação e elenco.
• Primeira versão do day out of days gerada a partir desse plano, para ver quantos dias de trabalho e de espera cada protagonista precisa.
• Orçamento refeito linha por linha a partir do plano: diárias de filmagem, diárias de elenco segundo o DOOD, semanas de equipe, locações, equipamento e pós.
• Decisão tomada sobre vínculo sindical para elenco e equipe. Se você pretende trabalhar com atores do SAG-AFTRA, comece cedo o processo para virar signatário; o guia de signatário mostra o caminho.
• Empresa de folha de pagamento escolhida. Com elenco ou equipe sindicalizados, você vai querer uma que trabalhe com folha de audiovisual.
• Corretor de seguros procurado, com roteiro, plano e orçamento, para cotações.
• Elenco: perfis de personagem divulgados, testes agendados e datas de disponibilidade recolhidas de todo ator que você está considerando a sério.
• Visitas de locação em andamento, com fotos, nomes de contato e datas de disponibilidade de cada opção. O checklist de visita de locação lista o que registrar numa visita.

Um exemplo rápido de por que o plano vem antes das propostas. Se o seu protagonista aparece em cenas espalhadas da diária 1 à 18 de uma filmagem de 18 diárias, o contrato dele cobre o período inteiro. Se o primeiro assistente conseguir agrupar essas cenas nas diárias 6 a 15, o DOOD mostra 10 dias de contrato em vez de 18, o que muda a proposta e a linha do orçamento. Faça as propostas depois de ver esse número.

6 semanas antes: propostas, locações e licenças

• Propostas enviadas ao elenco principal, com as datas tiradas do plano.
• Locações principais escolhidas, com uma alternativa definida para cada uma.
• Contratos de locação negociados e assinados, incluindo horários, cômodos liberados, estacionamento e o que acontece se a diária passar do horário. Veja autorizações de locação.
• Exigências de licença de filmagem conferidas com a film commission de cada cidade ou condado. Prazos e regras variam; os guias de Los Angeles e Nova York mostram a diferença.
• Exigências de aviso à vizinhança conferidas para cada locação.
• Equipe contratada em todos os departamentos, com deal memos assinados nos valores do orçamento.
• Cotações de equipamento com locadoras para câmera, luz, maquinária e som.
• Trabalho com drone planejado com um piloto que tenha o Remote Pilot Certificate da FAA. Pelas regras Part 107 da FAA, drones com menos de 55 libras usados a trabalho precisam ser registrados (US$ 5, válido por três anos), e algumas operações exigem autorização de espaço aéreo.
• Trabalho com animais planejado com um treinador ou adestrador. Se você quer o acompanhamento da American Humane para ter o crédito "No Animals Were Harmed", a produção se inscreve no programa e recebe um representante de segurança para as diárias com animais.
• Menores: confira as regras estaduais de autorização de trabalho e de professor no set para todo ator com menos de 18 anos. Trabalhando com menores no set explica a papelada.

4 semanas antes: fechar o plano e o orçamento

Com as datas do elenco e as locações confirmadas, o plano finalmente pode parar de mudar.

• Plano de filmagem fechado, com versão datada, e enviado aos chefes de departamento.
• Day out of days atualizado a partir do plano fechado e enviado ao produtor de linha e à produção de elenco.
• Sets de cobertura definidos para as diárias de exterior que o tempo pode cancelar.
• Orçamento fechado com base no plano fechado, com a reserva de contingência numa linha própria.
• Contratos do elenco assinados e documentos de admissão recolhidos.
• Provas de figurino agendadas para o elenco principal.
• Apólice de seguro contratada: responsabilidade civil geral, acidentes de trabalho, equipamento e qualquer cobertura exigida pelas locações, locadoras ou distribuidora. Certificados de seguro emitidos para cada locação e fornecedor que pedir.
• Liberações iniciadas: marcas e logotipos em quadro, obras de arte nas paredes do set, nomes reais de empresas no roteiro, números de telefone e qualquer música tocada em cena.
• Listas de planos escritas para o roteiro inteiro, e storyboards para cenas com dublês e outras sequências complicadas.
• Visitas técnicas agendadas para cada locação principal com diretor, diretor de fotografia, primeiro assistente, gaffer, chefe de maquinária, diretor de arte e técnico de som.

2 semanas antes: papelada e logística

• Reunião de produção feita com todos os chefes de departamento, percorrendo o plano diária por diária.
• Visitas técnicas concluídas, com energia, estacionamento, área de espera, banheiros e base definidos para cada locação.
• Documentos de admissão da equipe recolhidos pela empresa de folha, incluindo retenção de impostos (Form W-4) e formulários de elegibilidade para trabalho nos Estados Unidos.
• Lista de contatos pronta: elenco, equipe, fornecedores, locações e contatos de emergência.
• Formato da ordem do dia combinado com o segundo assistente. O modelo de ordem do dia e como fazer uma ordem do dia explicam as seções.
• Modelo de relatório diário de produção pronto.
• Alimentação contratada para o número certo de pessoas, com restrições alimentares levantadas.
• Transporte planejado: caminhões, busca do elenco, vans do estacionamento.
• Canais de rádio definidos e rádios reservados.
• Caixa pequeno criado, com regra clara para recibos e um controle de caixa pequeno.
• Hospital mais próximo com pronto-socorro 24 horas identificado para cada locação.
• Testes de câmera filmados e revistos: formato, lentes e visual confirmados com o diretor.

A última semana

• Ensaios ou leitura de mesa com o elenco principal.
• Cada locação reconfirmada por telefone com o dono ou responsável.
• Licenças em mãos, impressas e entregues a alguém que vai estar no set.
• Retiradas de equipamento agendadas e cargas dos caminhões conferidas com o pedido.
• Previsão do tempo conferida para a primeira diária; set de cobertura preparado, se necessário.
• Ordem do dia da primeira diária redigida, aprovada pelo primeiro assistente e pelo produtor de linha, e enviada.
• Cada ator que trabalha na primeira diária confirmou a chamada diretamente com o segundo assistente.
• Reunião de segurança da primeira manhã planejada, incluindo qualquer situação fora do comum no dia.

Se o plano permitir, faça da primeira diária um dia mais leve. Uma equipe nova ainda está aprendendo o jeito de trabalhar do diretor, e uma lista curta de cenas na primeira manhã dá a todos tempo para pegar o ritmo.

Quem é dono de cada parte da lista

Checklist sem nome ao lado dos itens não sai do papel. Num longa pequeno as funções costumam se dividir assim, embora uma pessoa possa ficar com várias linhas:

Coloque o nome do responsável e um prazo em cada item do modelo de checklist, e repasse os itens abertos numa reunião semanal de pré-produção. O que ainda estiver aberto a duas semanas da filmagem vai para o produtor decidir se adia a data de início ou corta o item.

Ajustando o cronograma para filmagens menores

Um curta de cinco diárias não precisa de 12 semanas de pré-produção, mas precisa dos mesmos passos, mais ou menos na mesma ordem. Aperte o calendário e mantenha a sequência: direitos e dinheiro, depois a decupagem, depois o plano, depois propostas e reservas com base nesse plano. O plano de 30 dias para filme de estudante e o checklist de filme de conclusão de curso mostram uma versão compacta.

O que costuma ser pulado nas filmagens pequenas, e dá problema depois, é o seguro e a papelada das locações. O apartamento de um amigo continua precisando de autorização de locação assinada se o filme vai para festival ou distribuidora, e a locadora continua pedindo certificado de seguro antes de liberar um pacote de câmera.

Onde o Storiara entra nesta lista

O Storiara cobre vários itens das seções de 10 e 8 semanas. Você envia o roteiro em PDF, Word ou Final Draft, e ele extrai cenas, locações, personagens, objetos de cena, figurino, música e efeitos para você revisar e corrigir. A partir daí você arrasta as cenas para as diárias num stripboard, o day out of days do elenco é preenchido a partir desse plano, o orçamento é calculado com base na decupagem e em tabelas de valores editáveis, e as ordens do dia são montadas para cada diária. Contratos, licenças, seguro e liberações continuam com o seu advogado, o seu corretor e a film commission.