Préparation d'un film indépendant : la checklist sur 12 semaines

La checklist ci-dessous est organisée en semaines avant le premier jour de tournage, pour un long métrage indépendant d'environ 15 à 25 journées. Si vous la voulez sous forme de fichier à répartir et à cocher, téléchargez le modèle de checklist de préparation, qui reprend les mêmes tâches avec des colonnes responsable et échéance.

Elle a été écrite pour une production américaine : les démarches administratives citées (Copyright Office, FAA, SAG-AFTRA, formulaires fiscaux) relèvent de la pratique aux États-Unis. En France ou au Québec, l'ordre des étapes reste valable, mais les organismes et les formalités sont différents, et il faut les vérifier auprès des interlocuteurs locaux.

Pour rendre le calendrier concret, les dates supposent que le jour 1 tombe le lundi 1er mars 2027. Douze semaines avant, c'est le lundi 7 décembre 2026. Huit semaines avant, le 4 janvier ; quatre semaines avant, le 1er février ; et la dernière semaine commence le 22 février. Comptez à rebours depuis votre propre date de début de la même façon. Si cette date peut bouger, fixez-la quand même et ne la déplacez que par décision. Une préparation sans jour 1 fixé a tendance à dériver.

Rien ici n'est nouveau pour un directeur de production expérimenté. L'intérêt tient à l'ordre : la plupart des tournages indépendants qui finissent mal ont fait les bonnes tâches dans le mauvais ordre, par exemple réserver un décor avant que le plan de travail dise quels jours il fallait, ou engager un rôle principal avant que quiconque ait vérifié que le budget pouvait payer les semaines exigées par le plan.

12 semaines ou plus avant : droits, argent et société

Avant de payer le temps de qui que ce soit, vérifiez que vous avez le droit de faire le film et les moyens de le payer.

• Le scénario est à une version que le réalisateur et les producteurs tourneront. Les réécritures peuvent continuer, mais l'histoire et les décors doivent être arrêtés.
• La chaîne des droits est propre. Si le scénario adapte un livre, un article ou une histoire vraie, l'option ou le contrat de cession est signé. Voyez chaîne des droits pour ce qu'un distributeur demandera plus tard.
• Droit d'auteur enregistré auprès du Copyright Office américain. Les scénarios s'enregistrent comme œuvres du spectacle, via la Standard Application en ligne ou le formulaire PA.
• Dépôt à la WGA fait, si vous le souhaitez, pour obtenir une preuve datée de paternité. Le registre de la WGA West indique clairement que ce dépôt ne remplace pas l'enregistrement auprès du Copyright Office.
• Société de production créée (en général une LLC dédiée au film), avec son propre compte bancaire et sa comptabilité.
• Avocat spécialisé en audiovisuel engagé pour les contrats avec les investisseurs, les ayants droit et les comédiens.
• Budget récapitulatif établi à la hauteur de l'argent que vous pouvez raisonnablement lever. Le modèle de devis de film est un point de départ.
• Plan de financement écrit : fonds propres, financements publics et incitations, subventions, participations différées. Si vous comptez demander une incitation à la production, lisez dès maintenant les règles de dépôt de la commission du film, car certains programmes n'acceptent que les projets déposés avant le début du tournage. Le calculateur d'incitations donne une première estimation.

Attendez que l'argent des investisseurs soit arrivé sur le compte de la production avant de faire des offres aux comédiens ou de verser des acomptes sur les décors. Un engagement oral peut disparaître la semaine où vous en avez besoin.

10 semaines avant : l'équipe de base et le dépouillement

Le directeur de production, le premier assistant réalisateur et le chef opérateur doivent arriver dans cette fenêtre. Tout ce qui suit dépend du dépouillement, et c'est au premier assistant de le prendre en main.

• Directeur de production engagé. Sur un film à tout petit budget, une seule personne fait souvent office de directeur de production et de régisseur général.
• Premier assistant réalisateur engagé.
• Directeur de la photographie engagé.
• Chef décorateur engagé.
• Directeur de casting engagé, ou plan de casting en interne avec des dates.
• Bureau de production installé : un drive partagé avec une arborescence, une adresse e-mail de production et un numéro de téléphone qui n'est pas le portable personnel de quelqu'un.
• Dépouillement complet : chaque séquence étiquetée pour les rôles, la figuration, les accessoires, les costumes, le maquillage, les véhicules, les animaux, les cascades, les effets spéciaux et le matériel spécial. Qu'est-ce que le dépouillement présente les catégories, et le modèle de fiche de dépouillement fournit le formulaire.
• Les chefs de poste ont lu le scénario et signalé ce que le dépouillement a manqué.
• Cascades, animaux, mineurs, eau, armes et prises de vues par drone signalés pour être anticipés, car chacun entraîne du personnel, des papiers et des questions d'assurance en plus.

8 semaines avant : premier plan de travail, vrai budget, casting et repérages

Le dépouillement devient maintenant un premier plan de travail, et le plan de travail devient un vrai budget. Le casting et les repérages avancent en parallèle, et tous deux nourrissent le plan.

• Plan de travail provisoire construit sur un tableau à bandes, regroupé par décor et par comédiens.
• Premier day out of days tiré de ce plan, pour voir combien de jours de travail et d'attente chaque rôle principal demande.
• Budget refait ligne par ligne à partir du plan : journées de tournage, jours comédiens d'après le DOOD, semaines d'équipe, décors, matériel et postproduction.
• Décision prise sur le cadre syndical pour les comédiens et l'équipe. Si vous prévoyez de travailler avec des comédiens SAG-AFTRA aux États-Unis, lancez tôt la démarche de signataire ; le guide pour devenir signataire SAG-AFTRA la détaille.
• Société de paie choisie. Pour des comédiens ou une équipe syndiqués, il en faut une qui connaisse la paie du spectacle.
• Courtier en assurance contacté avec le scénario, le plan de travail et le budget pour obtenir des devis.
• Casting : annonces diffusées, auditions planifiées et dates de disponibilité recueillies pour chaque comédien sérieusement envisagé.
• Repérages en cours, avec photos, noms des contacts et dates de disponibilité pour chaque option. La checklist de repérage liste ce qu'il faut relever sur place.

Voici un exemple rapide qui montre pourquoi le plan de travail passe avant les offres. Si votre rôle principal apparaît dans des séquences réparties du jour 1 au jour 18 d'un tournage de 18 jours, son contrat couvre toute la période. Si le premier assistant parvient à regrouper ses séquences du jour 6 au jour 15, le DOOD affiche 10 jours au lieu de 18, ce qui change à la fois l'offre et la ligne du budget. Faites les offres après avoir vu ce chiffre.

6 semaines avant : offres, décors et autorisations

• Offres envoyées aux rôles principaux, avec les dates tirées du plan de travail.
• Décors principaux choisis, avec une solution de secours pour chacun.
• Contrats de décor négociés et signés, avec les horaires, les pièces utilisables, le stationnement et ce qui se passe en cas de dépassement. Voyez les autorisations de lieu.
• Conditions d'autorisation de tournage vérifiées auprès du bureau des tournages de chaque ville ou collectivité. Délais et règles varient ; les guides Los Angeles et New York montrent l'étendue des cas.
• Obligations d'information des riverains vérifiées pour chaque décor.
• Équipe engagée dans tous les départements, avec des contrats d'engagement signés aux tarifs du budget.
• Devis des loueurs pour la caméra, la lumière, la machinerie et le son.
• Prises de vues par drone prévues avec un pilote titulaire du Remote Pilot Certificate de la FAA. Selon les règles Part 107 de la FAA, les drones de moins de 55 livres utilisés à titre professionnel doivent être enregistrés (5 $, valable trois ans), et certains vols exigent une autorisation d'espace aérien.
• Travail avec des animaux prévu avec un dresseur. Si vous voulez la supervision d'American Humane pour obtenir la mention « No Animals Were Harmed » au générique, la production s'inscrit au programme et un représentant sécurité est affecté aux journées de tournage avec animaux.
• Mineurs : vérifiez les règles de l'État sur les permis de travail et les enseignants de plateau pour tout comédien de moins de 18 ans. Travailler avec des mineurs sur un tournage détaille les papiers.

4 semaines avant : verrouiller le plan de travail et le budget

Avec les dates des comédiens et les décors confirmés, le plan peut enfin cesser de bouger.

• Plan de travail verrouillé, version datée et envoyée aux chefs de poste.
• Day out of days mis à jour d'après le plan verrouillé et envoyé au directeur de production et au casting.
• Décors de repli choisis pour les journées en extérieur que la météo pourrait annuler.
• Budget verrouillé sur le plan verrouillé, avec les imprévus sur une ligne à part.
• Contrats des comédiens signés et dossiers d'embauche récupérés.
• Essayages costumes planifiés pour les rôles principaux.
• Police d'assurance souscrite : responsabilité civile, accidents du travail, matériel, et toute garantie exigée par vos décors, vos loueurs ou votre distributeur. Attestations d'assurance remises à chaque décor et fournisseur qui en demande une.
• Libérations de droits lancées : marques et logos dans le cadre, œuvres d'art aux murs du décor, noms d'entreprises réelles dans le scénario, numéros de téléphone et toute chanson jouée à l'image.
• Listes des plans rédigées pour tout le scénario, et storyboards pour les cascades et les séquences compliquées.
• Repérages techniques planifiés pour chaque décor principal avec le réalisateur, le chef opérateur, le premier assistant, le chef électricien, le chef machiniste, le chef décorateur et l'ingénieur du son.

2 semaines avant : papiers et logistique

• Réunion de production tenue avec tous les chefs de poste, en passant le plan de travail en revue jour par jour.
• Repérages techniques terminés, avec électricité, stationnement, loges, sanitaires et base technique arrêtés pour chaque décor.
• Dossiers d'embauche de l'équipe récupérés via la paie, y compris les formulaires de retenue fiscale (Form W-4 aux États-Unis) et de justification du droit au travail.
• Liste de contacts établie : comédiens, équipe, fournisseurs, décors et contacts d'urgence.
• Format de la feuille de service arrêté avec le second assistant. Le modèle de feuille de service et comment faire une feuille de service présentent les rubriques.
• Modèle de rapport de production prêt.
• Cantine réservée pour le bon nombre de couverts, avec les régimes alimentaires recueillis.
• Transports organisés : camions, ramassages des comédiens, navettes depuis les parkings.
• Canaux talkie attribués et talkies-walkies réservés.
• Petite caisse mise en place, avec une règle claire pour les justificatifs et un registre de petite caisse.
• Hôpital le plus proche avec urgences ouvertes 24 heures sur 24 identifié pour chaque décor.
• Essais caméra tournés et visionnés : format, optiques et rendu validés avec le réalisateur.

La dernière semaine

• Répétitions ou lecture à la table avec les rôles principaux.
• Chaque décor reconfirmé par téléphone avec le propriétaire ou le gestionnaire.
• Autorisations reçues, imprimées et confiées à quelqu'un qui sera sur le plateau.
• Enlèvements de matériel planifiés et chargements des camions vérifiés par rapport à la commande.
• Météo vérifiée pour le jour 1 ; décor de repli préparé si besoin.
• Feuille de service du jour 1 rédigée, validée par le premier assistant et le directeur de production, puis envoyée.
• Chaque comédien qui travaille le jour 1 a confirmé son heure de convocation directement auprès du second assistant.
• Briefing sécurité prévu pour le premier matin, avec tout ce que la journée a d'inhabituel.

Si le plan de travail le permet, prévoyez un jour 1 plus léger. Une nouvelle équipe découvre encore la façon de travailler du réalisateur, et une courte liste de séquences le premier matin laisse à chacun le temps de trouver son rythme.

Qui s'occupe de quelle partie de la liste

Une checklist sans nom en face des tâches ne se fait pas. Sur un petit long métrage, les responsabilités se répartissent en général ainsi, même si une personne peut tenir plusieurs lignes :

Inscrivez le nom du responsable et une échéance pour chaque tâche dans le modèle de checklist, et passez en revue les tâches ouvertes lors d'une réunion de préparation hebdomadaire. Tout ce qui reste ouvert deux semaines avant le tournage remonte au producteur, qui décide de repousser la date de début ou de renoncer à la tâche.

Adapter le calendrier aux petits tournages

Un court métrage de cinq jours n'a pas besoin de 12 semaines de préparation, mais il demande les mêmes étapes, à peu près dans le même ordre. Resserrez le calendrier et gardez la séquence : droits et argent, puis dépouillement, puis plan de travail, puis offres et réservations fondées sur ce plan. Le plan de 30 jours pour un film d'école et la checklist du film de fin d'études en montrent une version resserrée.

Ce qu'on saute le plus souvent sur les petits tournages, et qui pose problème ensuite, ce sont l'assurance et les papiers des décors. L'appartement d'un ami demande quand même une autorisation de lieu signée si le film doit aller en festival ou chez un distributeur, et un loueur exigera toujours une attestation d'assurance avant de sortir un kit caméra.

La place de Storiara dans cette liste

Storiara couvre plusieurs tâches des sections à 10 et 8 semaines. Vous importez le scénario en PDF, Word ou Final Draft, et l'outil en extrait les séquences, les lieux, les personnages, les accessoires, les costumes, la musique et les effets, que vous relisez et corrigez. Vous faites ensuite glisser les séquences dans des journées de tournage sur un plan en bandes, le day out of days des comédiens se remplit à partir de ce plan, le budget se calcule à partir du dépouillement et de grilles de tarifs modifiables, et les feuilles de service se construisent pour chaque journée de tournage. Les contrats, les autorisations, l'assurance et les libérations de droits restent l'affaire de votre avocat, de votre courtier et du bureau des tournages.